Thuật ngữ vận hành doanh nghiệp: Sales – MRP – Kho – Sản xuất – Kế toán – CRM – HR

Có những hôm, khách chỉ gửi một tin nhắn rất ngắn: “Ngày mai giao sớm giúp anh được không?”.
Nhưng để trả lời “được” hay “không”, phía sau câu hỏi ấy là cả doanh nghiệp phải chuyển động:
kho kiểm từng lô, sản xuất soi lại WIP, mua hàng rà PO, QC giữ lô chưa đạt,
kế toán cân landed cost, CRM xem SLA, HR nhắc KPI.

1. Câu chuyện nhỏ mở ra cả hệ thống vận hành

Điều thú vị là khách không bao giờ thấy hết những chuyển động phía sau đó. Họ chỉ muốn biết:
“Ngày mai có hàng không?”. Nhưng trong nội bộ, một yêu cầu đơn giản có thể kích hoạt hàng chục quy trình:
từ SO, MRP, PR, PO, GRPO
cho đến WIP, COGS, Revenue, Ticket,
Attendance, Payroll…

Và cũng chính trong những khoảnh khắc nhỏ ấy, ta thấy rõ: doanh nghiệp không vận hành bằng phần mềm hay quy trình,
mà vận hành bằng trách nhiệm của từng con người chạm vào một yêu cầu rất bé.

2. Sales – nơi mọi tín hiệu vận hành bắt đầu

Khi khách yêu cầu giao gấp, Sales thường kiểm SO và các chỉ số tồn kho:
On-hand, Committed, Available.
Đây chính là ngôn ngữ cốt lõi giúp Sales không hứa bừa.

On-hand là tồn thực tế; Committed là hàng đã giữ cho những đơn trước;
còn Available là số có thể giao thật sự.
Chỉ cần hiểu sai ba khái niệm này, doanh nghiệp dễ rơi vào mâu thuẫn giữa Sales và Kho.

Từ SO, rất nhiều thứ được kích hoạt:
MRP tính nhu cầu, Kho giữ hàng, Sản xuất xem khả năng chạy,
Mua hàng kiểm PO, CRM kiểm SLA, Kế toán dự báo doanh thu.

3. MRP – bộ não dự đoán nhu cầu của toàn doanh nghiệp

MRP (Material Requirements Planning) không dựa vào cảm tính.
Nó đọc SO, BOM, Routing, WIP,
On-hand, Committed, Forecast… để tính toán:

– cần mua thêm hay không → tạo PR
– cần sản xuất thêm hay không → tạo MO

Khi MRP báo thiếu, đó là tiếng nói chung của toàn bộ dữ liệu hệ thống.

4. Procurement – giữ nhịp cho dòng nguyên vật liệu

Khi nhận PR, bộ phận mua hàng bắt đầu quy trình Procurement:
thương lượng, so sánh NCC, kiểm lead time, phát hành PO.

Hàng về kho bằng GRPO, và từ đó kế toán bắt đầu tính Landed Cost:
giá mua + vận chuyển + thuế + phí + các chi phí logistics.

Nếu Landed Cost sai → COGS sai → Lợi nhuận sai.

5. Kho – nơi số liệu và thực tế phải khớp tuyệt đối

Kho là điểm giao nhau giữa ERP và thực tế vật lý.
Họ kiểm batch/lot, FIFO/FEFO, On-hand,
Committed, Available, kiểm kê, chuyển kho, cảnh báo lỗi.

Một sai lệch tại kho có thể khiến Sales hứa sai,
MRP tính sai, Sản xuất chạy sai, Kế toán ghi sai,
CRM nhận khiếu nại và BI báo cáo sai.

6. Sản xuất – nơi mọi chi tiết nhỏ tạo nên giá trị lớn

Khi có MO, sản xuất dựa vào BOM (định mức NVL),
Routing (quy trình), Operation (công đoạn),
Machine/Work Center, Cost Center,
và đặc biệt là WIP.

WIP là điểm mù lớn nhất nếu doanh nghiệp không quản lý bằng ERP.
Không biết WIP → không biết tiến độ → không biết giá thành → không biết thất thoát.

7. QC – nơi rủi ro được chặn lại trước khi quá muộn

QC kiểm chất lượng trong ba giai đoạn:
NVL (sau GRPO), bán thành phẩm (theo Routing),
thành phẩm trước khi giao (DO).

QC giữ một lô không đạt → cả tiến độ thay đổi; QC bỏ lọt lỗi → khách trả hàng.

8. Kế toán – người chốt lại toàn bộ câu chuyện vận hành

Kế toán dịch toàn bộ vận hành thành ngôn ngữ tài chính:
COGS, Revenue, AR, AP,
Asset, GL, Cash Flow, Depreciation.

Sai ở đâu trong chuỗi → kế toán phải sửa cuối cùng.
Vì vậy họ “khó” không phải vì khó tính, mà vì họ chịu trách nhiệm pháp lý.

9. CRM – nơi doanh nghiệp giữ khách ở lại

CRM không chỉ xử lý Ticket.
Họ theo dõi Lead, Opportunity, SLA,
CLV, phản hồi chậm, giao hàng trễ, điểm NPS.

CRM là “bộ nhớ dài hạn” của doanh nghiệp.

10. HR – giữ cho vận hành có người chạy

HR quản lý JD, Attendance,
Payroll, KPI, Performance Review, đào tạo, lộ trình phát triển.

Một quy trình chỉ trơn tru khi có con người phù hợp để vận hành nó.

11. Dòng chảy tổng thể – khi mọi thứ kết nối thành một hệ thống

Forecast → SO → MRP → PR/PO → GRPO → NVL → MO → WIP → Thành phẩm → DO → Invoice → Revenue/COGS → CRM → HR

Không phòng ban nào mạnh nếu phần còn lại yếu.
Vận hành doanh nghiệp chính là sự “thấu hiểu lẫn nhau”.

12. Bảng tra cứu thuật ngữ mở rộng

Thuật ngữ	Ý nghĩa
SO	Sales Order – đơn bán hàng
QUO	Báo giá
PR/PO	Yêu cầu mua / Đơn mua
GRPO	Nhập kho theo PO
MRP	Hoạch định nhu cầu vật tư
BOM	Định mức nguyên vật liệu
Routing	Quy trình sản xuất
Operation	Công đoạn
MO	Lệnh sản xuất
WIP	Hàng dở dang
COGS	Giá vốn
Revenue	Doanh thu
Landed Cost	Giá vốn thực nhập
On-hand	Tồn thực tế
Committed	Hàng đã giữ chỗ
Available	Tồn có thể bán
QC	Kiểm soát chất lượng
DO	Giao hàng
INV	Hóa đơn
AR/AP	Công nợ phải thu / phải trả
GL	Sổ cái
Cash Flow	Dòng tiền
Lead	Khách tiềm năng
Opportunity	Cơ hội bán hàng
Ticket	Phiếu hỗ trợ
SLA	Cam kết thời gian phản hồi
CLV	Giá trị vòng đời khách hàng
KPI	Chỉ số hiệu suất
JD	Mô tả công việc
Attendance	Chấm công
Payroll	Lương