Cấu hình hệ thống SAP Business One (System Initialization)

1. Thiết lập thông tin công ty (Company Details)

📍 Đường dẫn: Administration → System Initialization → Company Details

Xác định các thông tin pháp lý – kinh doanh – liên hệ sẽ hiển thị mặc định trong mọi chứng từ của hệ thống.

2. Thiết lập kỳ kế toán (Posting Periods)

📍 Đường dẫn: Administration → System Initialization → Posting Periods

Chia nhỏ năm tài chính thành từng kỳ (tháng hoặc quý) để đảm bảo các chứng từ được ghi nhận đúng thời gian.

• Chọn New Period
• Nhập: Tháng 01/2025 – 01/01/2025 – 31/01/2025
• Trạng thái: Unlocked
• Tạo liên tục cho 12 kỳ trong năm

🔒 Sau khi đối chiếu hoàn tất – kế toán khóa kỳ bằng cách chọn Locked để tránh chỉnh sửa chứng từ cũ.

3. Thiết lập đánh số chứng từ (Document Numbering)

📍 Đường dẫn: Administration → System Initialization → Document Numbering

• Prefix phân theo chi nhánh:
  • HCM: SO-HCM-00001
  • HN: SO-HN-00001
• Thiết lập riêng chuỗi số cho từng loại chứng từ: A/R Invoice, Purchase Order, Delivery…

📌 Cần xác định series chính cho từng người dùng hoặc chi nhánh để tránh trùng số chứng từ.

4. Thiết lập định dạng hệ thống (General Settings)

📍 Đường dẫn: Administration → System Initialization → General Settings

5. Tạo người dùng và phân quyền (User Setup)

📍 Đường dẫn:
Administration → Setup → General → Users
Administration → System Initialization → Authorizations

• Tạo user theo mã nhân viên: ketoan01, banhang01, kho01
• Gán quyền theo module:
  • 📊 Kế toán: Financials, Banking, Sales Reports
  • 📦 Kho: Inventory, Item Management, Goods Receipt/Issue
  • 👨‍💼 Giám đốc: Read-only toàn hệ thống

💡 Không nên cấp quyền “Full” cho tất cả người dùng. Dùng General Authorizations để kiểm soát sâu hơn từng chức năng, báo cáo, export file.

6. Thiết lập phê duyệt chứng từ (Approval Templates)

📍 Đường dẫn: Administration → Setup → Approval Process → Approval Templates

Thiết lập workflow phê duyệt cho các chứng từ có giá trị cao, theo tầng cấp quản lý.

Ví dụ: PO > 50 triệu → Duyệt: Trưởng phòng Mua hàng → Giám đốc → Người tạo PO thấy trạng thái Awaiting Approval.

💡 Mẹo cấu hình hiệu quả

🧠 Kết luận

Việc cấu hình hệ thống đúng cách là điều kiện tiên quyết để sử dụng SAP Business One hiệu quả. Nhiều doanh nghiệp mắc lỗi vì không chuẩn hóa ngay từ đầu, dẫn đến:

• Chứng từ sai lệch
• Nhập nhằng vai trò người dùng
• Không kiểm soát được báo cáo

Hãy đầu tư thời gian vào cấu hình hệ thống – để hệ thống hỗ trợ bạn, không phải ngược lại.

📍 Bài viết tiếp theo trong chuỗi ERP – SAP B1:

Hệ thống tài khoản kế toán – Xây dựng cây tài khoản (COA) chuẩn Việt Nam trong SAP B1