n

Trong SAP Business One (SAP B1) – một giải pháp ERP phổ biến, quy trình mua hàng có thể bắt đầu từ nhiều nguồn như: kế hoạch sản xuất, tồn kho tối thiểu hoặc đề xuất từ các bộ phận nghiệp vụ. Việc lựa chọn phương pháp phù hợp giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng mọi đơn hàng được tạo ra đều phục vụ mục đích rõ ràng và kiểm soát hiệu quả.

n

Dưới đây là 3 cách tiếp cận phổ biến để tạo PO/PR trong SAP Business One, phù hợp với các tình huống thực tế của doanh nghiệp:

1. Tạo Purchase Order / Purchase Request trực tiếp

Đây là cách đơn giản và thường được áp dụng khi nhu cầu phát sinh từ các phòng ban như hành chính, nhân sự, bảo trì… hoặc từ các công ty liên kết. Loại nhu cầu này thường là các mặt hàng tiêu dùng nội bộ như văn phòng phẩm, vật tư thiết bị.

n

Người dùng có thể vào trực tiếp màn hình Purchase Request hoặc Purchase Order để tạo giao dịch, điền thông tin nhà cung cấp và mặt hàng cần mua.

Chức năng PO/ PR trong phân hệ Purchasing – A/P

Điền thông tin Vendor và mặt hàng muốn mua

 Lưu ý:

n

n
• n

  PR có thể được sử dụng để tổng hợp và xin phê duyệt từ nhiều bộ phận.

  n

n

• n

  Nếu người yêu cầu chưa có thông tin về nhà cung cấp hoặc giá, có thể để trống và người xử lý PO sẽ điền sau.

  n

n

n

Điểm mạnh của phương pháp này là tính linh hoạt và phản ứng nhanh, nhưng đòi hỏi người dùng nhập liệu thủ công và dễ thiếu đồng bộ nếu không kiểm soát tốt.

Chức năng Procurement Confirmation Wizard

Chọn chứng từ nguồn là SO

Bộ lọc nhằm giới hạn dữ liệu

Danh sách khách hàng sau khi chọn

Ở bước này, chúng ta có thể chọn lọc dữ liệu theo một khoảng khách hàng (sắp xếp mã khách hàng theo anphabel) hoặc chọn nhóm khách hàng. Có thể bỏ trống nếu như bạn muốn lấy hết tất cả các khách hàng lên. 

Ở bước kế tiếp, danh sách các Sales Order còn open sẽ được hiện thị dựa trên danh sách khách hàng đã chọn

Danh sách SO còn Open

Bước kế tiếp sẽ là danh sách tổng hợp các mặt hàng cần mua, trong bước này có thể chọn chứng từ nguồn là Purchase Order hay Purchase Request tuỳ theo nghiệp vụ của từng doanh nghiệp (như đã mô tả ở cách số 1). Ngoài ra còn có thể chọn để tạo báo giá mua hàng (Purchase Quotation) hay Lệnh sản xuất (Production Order)

Danh sách tổng hợp các mặt hàng cần mua

Cần nhập thông tin Vendor và ngày giao hàng ở bước này. Vendor có thể nhập chung cho toàn bộ hay có thể nhập trên từng dòng dữ liệu. 

Để mặc đinh và nhấn Next

Kết thúc quy trình và thông báo tạo thành công hoặc lỗi

Đây là cách hiệu quả để liên kết chặt chẽ giữa bán hàng và mua hàng, giúp đảm bảo tiến độ giao hàng và tránh thiếu hụt vật tư.

MRP (Material Requirements Planning) là một công cụ mạnh mẽ trong SAP B1, giúp doanh nghiệp chủ động hoạch định mua sắm dựa trên dữ liệu kho, định mức sản xuất, forecast, và nhu cầu thực tế.

n

Quy trình thực hiện:

n

n
• n

  Cấu hình các chỉ số tồn kho cho từng mặt hàng: Required, Minimum, Maximum.

  n

n

• n

  Khởi động MRP Wizard, chọn kịch bản có sẵn hoặc tạo mới.

  n

n

• n

  Chạy kịch bản để hệ thống đề xuất nhu cầu mua hàng.

  n

n

• n

  Truy cập Order Recommendation, chọn Vendor và thông tin cần thiết để tạo PO/PR.

  n

n

n

MRP giúp tự động hóa quá trình tính toán nhu cầu mua hàng, phù hợp với doanh nghiệp sản xuất có quy mô lớn hoặc cần quản lý hàng trăm sản phẩm cùng lúc.

Cần cấu hình thông số tồn kho cho từng mặt hàng để có thể tính toán trong MRP:

Các chỉ số kho để cấu hình chạy MRP

Để chạy MRP, chúng ta mở MRP Wizard trong Main Menu, phân hệ MRP

Bước đầu tiên là chọn/tạo kịch bản

Có thể dùng kịch bản đã tạo sẵn thêm mới kịch bản (Sẽ có bài viết kỹ hơn về MRP). chọn Run với kịch bản đã chọn, kịch bản đó có thể chọn chỉ số kho tương ứng tại bước 5 (trong bài viết về MRP)

Chọn chỉ số kho tương ứng để cho kịch bản

Sau khi Run MRP, chúng ta sẽ thấy kết quả báo cáo và khuyến nghị như bên dưới, hãy xem xét và chọn Save Recommendations

Kết quả khuyến nghị

Sau đó vào chức năng Order Recommendation để tiến hành làm PO/PR. 

Trên mà hình hiện thị khuyến nghị, check chọn những dòng nào cần mua, nhập thông tin Vendor, ngày giao hàng và giá, sau đó chọn nút Update bên dưới

Tạo PO/PR từ MRP

Hệ thống thông báo tạo thành công

Với 3 cách tiếp cận linh hoạt trong SAP Business One – tạo trực tiếp, từ Sales Order và thông qua MRP – doanh nghiệp có thể lựa chọn giải pháp phù hợp với từng tình huống phát sinh nhu cầu mua sắm. Điều này không chỉ giúp kiểm soát chặt chẽ quy trình mua hàng, mà còn đảm bảo tính liên kết giữa các phòng ban, phục vụ tốt cho hoạt động sản xuất – kinh doanh và nâng cao hiệu quả vận hành toàn diện.

Video hướng dẫn các bạn có thể xem tại đây Tạo Purchase Order trên SAP B1

Cám ơn các bạn đã theo dõi, sẽ rất hoan hỉ nếu nhận được ý kiến đóng góp chia sẽ của nhiều bạn

Paul Nguyen

10-04-2025

Thông tin về mình tại đây

Trong thời đại số hóa, việc tích hợp hệ thống ERP với hóa đơn điện tử là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kế toán, nâng cao hiệu suất và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang dùng SAP Business One (SAP B1) để quản lý doanh nghiệp toàn diện, cũng có nhiều nhu cầu về vấn đề tích hợp trực tiếp hệ thống hóa đơn điện tử, giúp việc xuất hóa đơn trở nên nhanh chóng, chính xác và thuận tiện hơn.

Trong loạt bài viết về các Tích hợp tính năng vào hệ thống ERP, với bài mở đầu về việc Tích hợp SAP B1 và Banking, hôm nay mình sẽ giới thiệu các cho mọi người một chức năng tích hợp nữa, để giúp cho các bạn kế toán có thể giảm được thời gian vận hành nhiều hệ thống, giảm thời gian tra soát dữ liệu khi nhập liệu, làm giảm thiểu sai sót, cũng như tối ưu hoá về vận hành. đó chính là tích hợp hoá đơn điện tử.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang sử dụng SAP Business One và muốn tự động hóa quy trình xuất hóa đơn điện tử, bài viết này sẽ cung cấp giải pháp chi tiết giúp bạn triển khai thành công!

Tích hợp SAP B1 – EInvoice

Vì sao phải tích hợp hoá đơn điện tử vào ERP

– SAP B1 phát sinh hoá đơn A/R Invoice và có nhu cầu xuất hoá đơn điện tử

– SAP B1 phát sinh hoá đơn A/R Invoice thay thế cho một hoá đơn khác (đã cancel) và có nhu cầu xuất hoá đơn thay thế

– SAP B1 phát sinh trường hợp Cancel A/R Invoice và mong muốn huỷ hoá đơn trên EInvoice

– SAP B1 phát sinh A/R Credit Memo để điều chỉnh A/R Invoice và mong muốn xuất hoá đơn điều chỉnh

Lot Tracing – Truy xuất lô hàng là giải pháp quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý và theo dõi lô sản phẩm trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Bài viết này cung cấp cái nhìn chi tiết về khái niệm, quy trình quản lý, ứng dụng thực tế trong các ngành thực phẩm, dược phẩm, sản xuất công nghiệp và may mặc. Tìm hiểu cách tối ưu hóa hệ thống Lot Tracing để đảm bảo chất lượng, giảm rủi ro và nâng cao hiệu suất kinh doanh!

1. Khái Niệm Về Lot Tracing System

Lot Tracing là một phương pháp quản lý theo dõi từng lô sản phẩm trong toàn bộ chuỗi cung ứng, từ nguyên liệu đầu vào, quá trình sản xuất, tồn kho, phân phối đến khi sản phẩm đến tay khách hàng.

Mỗi lô sản phẩm được gán một mã lô (Lot Number) duy nhất, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát chất lượng, quản lý tồn kho, và thu hồi sản phẩm khi cần.

2. Quy Trình Quản Lý Lô Hàng

Bước 1: Định Danh Lô Hàng

• Khi nguyên liệu hoặc thành phẩm nhập kho, hệ thống gán một mã lô duy nhất.

• Các thông tin cần ghi nhận:

  • Tên nguyên liệu/thành phẩm

  • Nhà cung cấp

  • Ngày nhập

  • Số lượng

  • Hạn sử dụng

  • Số lô (Lot Number) hoặc Số Serial (Serial Number)

  • Vị trí lưu kho

Bước 2: Theo Dõi Trong Quá Trình Sản Xuất

• Hệ thống ghi nhận từng công đoạn sản xuất liên quan đến lô hàng:

  • Quy trình sản xuất nào sử dụng lô nguyên liệu này?

  • Công đoạn nào đã xử lý lô hàng?

  • Máy móc, thiết bị nào đã tham gia sản xuất?

  • Kết quả kiểm tra chất lượng giữa các công đoạn.

• Nếu phát hiện lỗi trong sản xuất, hệ thống giúp xác định chính xác lô nguyên liệu liên quan và các sản phẩm bị ảnh hưởng.

Bước 3: Kiểm Soát Chất Lượng

• Doanh nghiệp thiết lập quy trình kiểm tra chất lượng từng lô hàng:

  • Kiểm tra nguyên liệu đầu vào

  • Kiểm tra trong quá trình sản xuất

  • Kiểm tra trước khi xuất kho

• Nếu có vấn đề về chất lượng, doanh nghiệp có thể cách ly lô hàng bị lỗi và truy xuất nguồn gốc nguyên liệu liên quan để xác định nguyên nhân.

Bước 4: Quản Lý Tồn Kho Và Phân Phối

• Hệ thống theo dõi vị trí lưu trữ và số lượng từng lô trong kho.

• Kiểm soát FIFO (First In, First Out) để tránh hàng hóa quá hạn sử dụng.

• Theo dõi hạn sử dụng và cảnh báo lô sắp hết hạn.

• Khi xuất kho, hệ thống ghi nhận số lô để đảm bảo truy xuất khi cần thiết.

Bước 5: Truy Xuất Và Thu Hồi Khi Cần Thiết

• Nếu có khiếu nại từ khách hàng hoặc phát hiện lỗi sản phẩm, doanh nghiệp có thể truy xuất lô hàng bị ảnh hưởng để:

  • Xác định nguyên nhân lỗi từ nguyên liệu, quy trình hay bảo quản.

  • Khoanh vùng phạm vi ảnh hưởng để thu hồi nhanh chóng.

  • Gửi thông báo thu hồi đến các khách hàng liên quan.

3. Ứng Dụng Của Hệ Thống Lot Tracing Trong Doanh Nghiệp

Ngành Thực Phẩm & Đồ Uống

• Cách thức quản lý:

  • Mã hóa từng lô hàng theo tiêu chuẩn an toàn thực phẩm.

  • Kiểm tra nguyên liệu đầu vào trước khi đưa vào sản xuất.

  • Ghi nhận điều kiện bảo quản và thời gian lưu kho.

  • Kiểm soát hạn sử dụng bằng hệ thống cảnh báo tự động.

• Tối ưu hóa:

  • Áp dụng hệ thống RFID hoặc barcode để truy xuất nhanh hơn.

  • Liên kết Lot Tracing với hệ thống quản lý kho để theo dõi hạn sử dụng.

Ngành Dược Phẩm & Thiết Bị Y Tế

• Cách thức quản lý:

  • Quản lý lô sản xuất theo tiêu chuẩn GMP, FDA, ISO 13485.

  • Ghi nhận từng bước trong sản xuất và thử nghiệm chất lượng.

  • Theo dõi thời gian sử dụng và tình trạng bảo quản.

• Tối ưu hóa:

  • Ứng dụng blockchain để đảm bảo tính minh bạch trong chuỗi cung ứng.

  • Kết hợp AI để phân tích dữ liệu chất lượng và dự đoán lỗi sản phẩm.

Ngành Sản Xuất Công Nghiệp

• Cách thức quản lý:

  • Theo dõi số lô linh kiện trong quá trình sản xuất.

  • Kiểm soát vòng đời sản phẩm để phục vụ bảo hành.

  • Kiểm tra chất lượng từng bộ phận trong dây chuyền lắp ráp.

• Tối ưu hóa:

  • Áp dụng hệ thống MES (Manufacturing Execution System) để tự động thu thập dữ liệu lô hàng.

  • Kết hợp IoT để giám sát thiết bị và dự đoán lỗi sản phẩm sớm.

Ngành May Mặc & Thời Trang

• Cách thức quản lý:

  • Gán số lô cho từng cuộn vải, phụ liệu để theo dõi chất lượng.

  • Kiểm soát sự đồng nhất màu sắc, chất liệu giữa các lô sản phẩm.

  • Đáp ứng tiêu chuẩn truy xuất nguồn gốc để xuất khẩu.

• Tối ưu hóa:

  • Sử dụng hệ thống PLM (Product Lifecycle Management) để quản lý dữ liệu thiết kế và sản xuất.

  • Kết hợp hệ thống truy xuất lô với phần mềm ERP để đồng bộ dữ liệu tồn kho.

4. Ví Dụ Minh Họa Về Lot Tracing

Ví Dụ 1: Quản Lý Lô Hàng Trong Ngành Thực Phẩm

Công ty sản xuất sữa cần kiểm soát nguyên liệu đầu vào như sữa tươi, đường, hương liệu. Mỗi lô nguyên liệu được nhập vào hệ thống với mã lô riêng, giúp kiểm soát thời gian lưu kho và hạn sử dụng. Nếu phát hiện vấn đề về chất lượng, doanh nghiệp có thể xác định nhanh chóng lô hàng nào bị ảnh hưởng để thu hồi.

Ví Dụ 2: Quản Lý Lô Hàng Trong Ngành Dược Phẩm

Một công ty dược phẩm sản xuất thuốc viên, trong đó mỗi lô sản xuất được theo dõi chặt chẽ từ nguyên liệu thô đến thành phẩm. Khi phát hiện một lô thuốc có vấn đề về chất lượng, hệ thống giúp xác định nhanh các lô thuốc liên quan để thu hồi, tránh ảnh hưởng đến người tiêu dùng.

Ví Dụ 3: Truy Xuất Lô Hàng Trong Ngành Sản Xuất Điện Tử

Một nhà máy sản xuất điện thoại sử dụng các linh kiện từ nhiều nhà cung cấp. Mỗi lô linh kiện được gán mã lô riêng và theo dõi trong quá trình lắp ráp. Nếu phát hiện lỗi trên một dòng sản phẩm, hệ thống giúp xác định linh kiện nào bị lỗi và lô sản phẩm nào bị ảnh hưởng để thực hiện bảo hành hoặc thu hồi.

5. Kết Luận

Hệ thống Lot Tracing giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng quản lý chất lượng, kiểm soát tồn kho và đáp ứng các tiêu chuẩn truy xuất nguồn gốc. Đây là công cụ quan trọng trong các ngành sản xuất hiện đại, giúp giảm rủi ro và tối ưu hóa quy trình kinh doanh. Việc triển khai hệ thống Lot Tracing không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hơn mà còn tăng niềm tin từ khách hàng và đối tác trong chuỗi cung ứng.

Bài viết có sử dụng một số hình ành sưu tầm từ web về các mảng liên quan.

📝 Lý do viết bài

n

Trong quá trình làm việc với các doanh nghiệp triển khai chuyển đổi số, tôi nhận thấy một vấn đề phổ biến: hệ thống vận hành bị rời rạc. Mỗi phòng ban sử dụng một phần mềm riêng lẻ, dẫn đến tình trạng dữ liệu phân mảnh, khó kiểm soát và gây chậm trễ trong xử lý thông tin. Bài viết này được viết nhằm chia sẻ kinh nghiệm thực tế về tích hợp ứng dụng, từ đó giúp doanh nghiệp hiểu được tầm quan trọng và cách thực hiện hiệu quả.

n

---

n

📊 Xu hướng số hóa & vấn đề rời rạc hệ thống

n

Trong kỷ nguyên số, chuyển đổi số doanh nghiệp không còn là lựa chọn, mà là điều kiện sống còn. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp mới chỉ dừng ở mức ứng dụng phần mềm rời rạc: phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, hệ thống quản lý nhân sự… hoạt động độc lập. Điều này tạo ra “ốc đảo dữ liệu”, làm mất kết nối giữa các bộ phận, gia tăng chi phí và giảm hiệu quả vận hành. Đây chính là lúc doanh nghiệp cần tích hợp hệ thống để tạo nên nền tảng vận hành đồng bộ, linh hoạt và chính xác.

 🔗 Tích hợp dữ liệu là gì?

n

Trong thời đại chuyển đổi số, doanh nghiệp thường triển khai nhiều phần mềm phục vụ từng chức năng riêng biệt như ERP, CRM, HRM, e-Invoice, e-Banking… Tuy nhiên, khi các hệ thống hoạt động độc lập, vấn đề phát sinh là dữ liệu bị phân mảnh, người dùng phải nhập liệu nhiều lần, dễ sai sót và tốn thời gian.

n

Tích hợp ứng dụng là quá trình kết nối các hệ thống phần mềm lại với nhau, nhằm đồng bộ dữ liệu, giảm thao tác lặp, tạo luồng công việc thống nhất và liên tục. Mục tiêu là giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, giảm chi phí và nâng cao trải nghiệm người dùng nội bộ.

🚀 Lợi ích của Tích hợp ứng dụng

1. Chia sẻ và nhất quán dữ liệu

n

Khi doanh nghiệp sử dụng nhiều hệ thống quản lý như ERP, CRM, e-Invoice, việc đồng bộ dữ liệu là vô cùng quan trọng. Tất cả thông tin liên quan đến khách hàng, sản phẩm, đối tác, và giá cả cần được nhập vào các hệ thống một cách chính xác và đồng nhất. Việc tích hợp giúp cập nhật dữ liệu đồng thời trên mọi hệ thống, đảm bảo tính nhất quán và giảm thiểu sai sót.

2. Tiết kiệm thời gian và công việc liền mạch

n

Khi tích hợp các ứng dụng, người dùng chỉ cần thao tác trên một hệ thống, hệ thống này sẽ tự động cập nhật dữ liệu trên các hệ thống còn lại. Ví dụ, khi kế toán tạo hóa đơn thanh toán trong hệ thống ERP, chỉ cần một nút bấm, hệ thống sẽ tự động tạo hóa đơn điện tử trên e-Invoice, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu.

n

3. Tự động hóa quy trình vận hành

n

Tích hợp ứng dụng giúp tự động hóa các quy trình vận hành của doanh nghiệp. Các hệ thống sẽ hoạt động trơn tru, chính xác mà không cần nhiều sự can thiệp của người dùng, từ đó tăng cường hiệu suất và giảm thiểu các lỗi trong quy trình.

4. Báo cáo chính xác và rõ ràng

n

Với dữ liệu đồng nhất, việc phát triển các báo cáo sẽ trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. Các báo cáo vận hành sẽ có tính đồng nhất, giúp quản trị doanh nghiệp và đánh giá chiến lược hiệu quả hơn, đồng thời cung cấp cái nhìn rõ ràng về tình hình hoạt động của doanh nghiệp.

⚙️ Cách thức triển khai tích hợp ứng dụng

n

Để triển khai tích hợp ứng dụng, cần tuân thủ một số bước cơ bản và ràng buộc kỹ thuật:

n

n
1. n

   Hợp tác giữa các bên cung cấp ứng dụng: Các đối tác phải làm việc với nhau để thiết lập giải pháp và luồng dữ liệu (data flow). Mỗi bên cần cung cấp API hoặc database structure để các hệ thống có thể giao tiếp và tương tác với nhau.

   n

n

2. n

   Cấu hình và phát triển API: Mỗi bên cần có thời gian để cấu hình, kiểm tra kết nối và phát triển API theo yêu cầu riêng của khách hàng.

   n

n

3. n

   Môi trường kiểm thử và kịch bản kiểm thử: Việc kiểm thử tích hợp phải được thực hiện trong môi trường chuyên dụng, với các kịch bản kiểm thử đầy đủ để đảm bảo chất lượng của hệ thống.

   n

n

4. n

   Xây dựng quy trình tích hợp dựa trên thực tế: Các bên cần hiểu rõ quy trình thực tế của khách hàng để xây dựng một quy trình tích hợp thống nhất, từ đó định nghĩa rõ ràng input/output của từng hệ thống.

   n

n

🌟 Một số Case Study về Tích hợp ứng dụng

n

n
1. n

   Tích hợp SAP B1 với Hóa đơn điện tử (EInvoice):
   nKhi sử dụng hệ thống SAP B1 để phát hành hóa đơn thanh toán (A/R Invoice), kế toán cần nhập liệu thủ công vào hệ thống hóa đơn điện tử như VNPT hoặc BKAV. Tuy nhiên, khi áp dụng tích hợp ứng dụng, kế toán chỉ cần nhập liệu trên SAP B1, sau đó nhấn nút “Xuất EInvoice”, và quy trình tự động đồng bộ dữ liệu, xuất hóa đơn trên hệ thống hóa đơn điện tử.

   n

n

2. n

   Tích hợp hệ thống DMS với Logistics:
   nHệ thống DMS quản lý bán hàng, xuất kho và hóa đơn cho khách hàng, nhưng người dùng ở Kho còn phải sử dụng thêm ứng dụng Logistics để xuất kho cho nhân viên giao hàng trên ứng dụng di động. Sau khi tích hợp, chỉ cần thao tác xuất kho trên DMS, hệ thống sẽ tự động đồng bộ với Logistics, giúp tiết kiệm thời gian và tránh sai sót.

Mô hình tích hợp EInvoice

n
1. n

   Tích hợp hệ thống Tab bán hàng (SFA):
   nỨng dụng Tab bán hàng (SFA) cần lấy dữ liệu khách hàng, sản phẩm, giá cả từ hệ thống quản lý chính của công ty. Đồng thời, người bán có thể kiểm tra tồn kho tức thời để đảm bảo khả năng giao hàng. Việc tích hợp giữa ứng dụng di động và hệ thống quản lý chính giúp quy trình bán hàng trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.

   n

n

2. n

   Tích hợp các hệ thống khác:
   nNgoài các hệ thống trên, nhiều hệ thống như HRM, CRM, Chữ ký số… cũng cần tích hợp để đảm bảo thông tin được đồng bộ, chính xác, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quy trình quản lý.

Các bài viết về tích hợp được chia sẻ

– Tích hợp SAP b1 với hệ thống banking

– Tích hợp SAP b1 với EInvoice

Nếu bạn cần thêm thông tin về Tích hợp hệ thống, hãy liên hệ cho Paul Nguyen bằng comment dưới bài viết hay các kênh liên hệ bên dưới profile tại đây

Bài viết có sử dụng một số hình ành sưu tầm từ web về các mảng liên quan.

Trong hành trình chuyển đổi số, việc ứng dụng ERP như SAP Business One đã trở thành công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý chi phí, tối ưu quy trình và nâng cao hiệu quả vận hành. Bài viết này sẽ giới thiệu chi tiết về chức năng thanh toán nhiều đối tượng trên SAP B1, một tiện ích mở rộng hỗ trợ kế toán xử lý nhanh chóng công nợ với nhiều khách hàng và nhà cung cấp chỉ trong vài thao tác..

Giới thiệu chức năng thanh toán nhiều đối tượng trên SAP Business One

Trong quá trình vận hành hệ thống ERP, doanh nghiệp thường phát sinh nhu cầu xử lý công nợ phức tạp, cần rà soát, đối chiếu dữ liệu nhanh và chính xác. Do đó, tính năng chức năng thanh toán nhiều đối tượng SAP B1 ra đời nhằm hỗ trợ kế toán thực hiện các giao dịch thanh toán hàng loạt dễ dàng, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro sai sót.

Các bước thực hiện thanh toán nhiều đối tượng trong SAP B1

1. Gom các hóa đơn để tạo thanh toán hàng loạt

Người dùng có thể chọn loại thanh toán phù hợp như:

n
• n

  Incoming Payment (Phiếu thu)

  n

n

• n

  Outgoing Payment (Phiếu chi)

  n

n

nn

Sau đó lọc dữ liệu theo nhiều khách hàng hoặc nhà cung cấp bằng cách sử dụng chức năng Filter.

Các thông tin nhập để lọc

Loc theo nhiều khách hàng/ Nhà cung cấp

2. Thực hiện thanh toán

Các thông tin cần thiết khi làm thanh toán

3. Xem kết quả thanh toán trên SAP Business One

Danh sách các đơn thanh toán đã hoàn tất

Tiện ích mở rộng trong xử lý thanh toán ERP SAP B1

Ngoài các thao tác cơ bản, SAP B1 customization có thể phát triển thêm:

n

n
• n

  Quy trình phê duyệt thanh toán.

  n

n

• n

  Chỉnh sửa thông tin chứng từ.

  n

n

• n

  Báo cáo theo dõi công nợ chi tiết.

  n

n

• n

  Phân quyền kế toán theo bộ phận, phòng ban.

Lợi ích khi ứng dụng chức năng thanh toán nhiều đối tượng ERP

• Tối ưu quy trình quản lý công nợ ERP.
• Tiết kiệm thời gian, giảm sai sót nhập liệu.
• Đáp ứng tốt hơn các nghiệp vụ kế toán phức tạp.
• Nâng cao năng suất bộ phận tài chính-kế toán trong vận hành SAP Business One.

Video hướng dẫn chi tiết chức năng thanh toán nhiều đối tượng trên SAP B1

Link video hướng dẫn chi tiết: https://youtu.be/Py6WxXjzOdE

Tổng kết

n

Chức năng thanh toán nhiều đối tượng trên SAP Business One giúp kế toán chủ động, linh hoạt hơn trong việc xử lý công nợ, đặc biệt khi doanh nghiệp phát sinh số lượng hóa đơn lớn mỗi ngày. Hy vọng chia sẻ trên sẽ giúp các anh chị kế toán tận dụng tối đa hiệu quả hệ thống ERP SAP B1 trong thực tế.

Cám ơn các anh chị đã theo dõi, rất vui và sẵn lòng đón nhận được ý kiến đóng góp chia sẽ cũng như các yêu cầu, thắc mắc từ các anh chị em

Paul Nguyen

18-10-2024

Thông tin về mình tại đây

Under Distributor:

Over Distributor: 

Tuyến bán hàng loại này được phân bổ để phụ trách bán hàng cho các điểm bán thuộc nhiều nhà phân phối khác nhau, trong cùng một Selling Province, Thông tin Nhà phân phối sẽ được định nghĩa trong từng điểm bán của tuyến, Khi phát sinh đơn hàng, đơn hàng sẽ được gửi về đúng NPP tương ứng của điểm bán đó để NPP phụ trách giao hàng.

Nhân lực:

Tuyến bán hàng do một SaleManager quản lý tại một thời điểm, và đồng thời có một Saleman (SM) phụ trách bán hàng cho tuyến đó ngày cùng một thời điểm. Thông thương thì một SM chỉ phụ trách một tuyến ngay tại một thời điểm, nhưng cũng có một số trường hợp ngoại lệ.

Check In

Mỗi tuyến sẽ có thể áp dụng quy tắc check in, cụ thể có thể check in tại NPP vào đầu ngày hoặc có thể check in tại điểm bán đầu tiên trong lộ trình làm việc của SM, Việc ghi nhận thời điểm và vị trí check in giúp cho việc quản lý tính tuân thủ làm việc của đội ngũ bán hàng.

Master Coverage Plan (MCP)

Đây là thuật ngữ thường sử dụng trong ngành Sales, nó là kế hoạch viếng thăm hàng ngày cho từng SM, Theo MCP, SM sẽ biết ngày hôm nay sẽ đi viếng thăm những điểm bán nào, theo thứ tự nào.

Mỗi điểm bán trong Tuyến sẽ được thiết lập cố định (theo tháng) lịch thăm viếng, theo tuần và ngày. Với FMCG, lịch bán hàng sẽ tính 1 tháng có 4 tuần (28 ngày) nên chúng ta thường nghe các thuật ngữ F4, F8… có nghĩa là viếng thăm 1 tháng 4 lần (F4) hay 1 tháng 8 lần (F8).

Nếu phát sinh đơn hàng hàng viếng thăm cho một khách hàng mà không có lịch trong ngày, chúng ta thường gọi là viêng thăm trái tuyến. Đơn hàng trái tuyến chỉ được ghi nhận doanh thu, SM không được tính PC (Procedure Call) cho lần viếng thăm đó.

Ví dụ về MCP

Thay đổi cập nhật

Thông tin tuyến bán hàng sẽ được thay đổi và cập thường xuyên cho phù hợp với tình hình thực tế về địa bán bán hàng, tình hình nhân sự biến động, thậm chí là tình hình kinh doanh của các NPP. 

Thương thường các công ty sẽ cập nhật dữ liệu tuyến bán hàng vào ngày cuối tháng, để đảm bảo hoạt động bán hàng ít bị ảnh hưởng nhất. 

Tuyến bán hàng được quản lý tốt và chặt chẽ sẽ là một công cụ hiệu quả giúp tối ưu quy trình bán hàng, đảm bảo độ phủ và giảm thiểu chi phí

Trên đây là vài chia sẻ khái quát về tuyến bán hàng, hi vọng sẽ đem lại ch mọi người một cái nhìn rõ hơn về việc phân phối hàng hóa của các công ty

Cám ơn các bạn đã theo dõi, sẽ rất hoan hỉ nếu nhận được ý kiến đóng góp chia sẽ của nhiều bạn

Paul Nguyen

24-09-2024

Thông tin về mình tại đây