1️⃣ Mỗi sản phẩm – Nhiều mã – Nhiều rối loạn

Một sản phẩm duy nhất, nhưng có thể được gọi bằng nhiều cách khác nhau:

• Khách hàng A: “KH-SP07”
• Khách hàng B: “SENSOR-100”
• Nhà cung cấp 1: “NCC-TEMP01”
• Hệ thống nội bộ: “TEMP-S01”

Khi cùng một mặt hàng được gọi theo nhiều mã, các bộ phận – từ bán hàng, kho, kế toán đến kế hoạch – đều có thể hiểu sai.

Kết quả:

• Báo giá sai mã
• Giao nhầm hàng
• Hóa đơn không đúng yêu cầu
• Kho không xác định được tồn
• Kế toán lệch công nợ

2️⃣ Nguyên nhân khiến mã sản phẩm trở nên hỗn loạn

3️⃣ Hệ quả khi thiếu kiểm soát mã hàng

• ❌ Giao nhầm sản phẩm vì chọn sai mã theo cách gọi đối tác
• ❌ Hóa đơn không khớp yêu cầu, bị từ chối thanh toán
• ❌ Kho không ghi nhận đúng tồn kho
• ❌ Kế toán lệch số liệu mua – bán, khó đối chiếu
• ❌ Báo cáo phân mảnh, không phân tích được theo khách hàng/NCC

4️⃣ Giải pháp: Thiết lập mã quy chiếu theo đối tác

4.1 Tạo bảng quy chiếu mã sản phẩm

Tạo bảng đối chiếu giữa mã nội bộ, nhà cung cấp và khách hàng:

➡ Khi tạo báo giá, đơn hàng hay hóa đơn, chỉ cần chọn đúng đối tác → hệ thống tự hiển thị mã tương ứng.

4.2 Phân nhóm nhà cung cấp và khách hàng

Phân loại giúp kiểm soát và phân tích hiệu quả hơn:

• Khách hàng: bán lẻ / dự án / OEM
• Nhà cung cấp: trong nước / quốc tế
• Sản phẩm: chuyên dụng / phổ thông

➡ Hỗ trợ thiết lập chính sách giá và theo dõi hiệu suất giao dịch.

4.3 Tích hợp mã đối tác vào hệ thống

• ERP/SAP B1: cấu hình Catalog Number hoặc bảng quy chiếu mã.
• Excel/Google Sheets: tạo bảng tra cứu dùng VLOOKUP, XLOOKUP.
• Power BI: tạo bảng mapping để phân tích theo nhóm KH/NCC.

5️⃣ Lợi ích khi áp dụng mã quy chiếu

6️⃣ Chuẩn hóa mã sản phẩm – Nền tảng cho tự động hóa

Kiểm soát mã hàng không chỉ để giảm sai sót, mà còn là nền tảng để:

• Tự động tạo báo giá theo danh mục khách hàng
• Gửi hóa đơn điện tử đúng chuẩn từng đối tác
• Kết nối API giao nhận, vận chuyển, thanh toán
• Phân tích nhu cầu theo ngành hàng – khách hàng

Mã sản phẩm chính là “ngôn ngữ chung” giữa bán hàng, mua hàng, kế toán và khách hàng – nhà cung cấp.

7️⃣ Kết luận: Kiểm soát mã hàng là kiểm soát doanh nghiệp

Hệ thống mã sản phẩm nếu không được chuẩn hóa sẽ trở thành “vùng dữ liệu tối” khiến mọi bộ phận phải tự xoay sở.
Từ báo giá, đặt hàng, giao nhận, kế toán, đến phân tích doanh thu – tất cả đều phụ thuộc vào sự thống nhất của mã sản phẩm.

🎯 Hãy bắt đầu bằng cách:

• Xây dựng bảng quy chiếu mã khách hàng và nhà cung cấp
• Đưa vào hệ thống ERP hoặc ít nhất là Google Sheet được quản lý tập trung
• Đào tạo nhân viên dùng đúng mã, đúng cách gọi theo đối tác

Tổ chức mã hàng tốt không chỉ giúp vận hành mượt mà, mà còn là bước đệm cho tự động hóa và phân tích dữ liệu chuyên sâu.