Quản lý hạn mở bao và phân bổ chi phí NVL trong SAP Business One

🌾 Bối cảnh nghiệp vụ thực tế

Trong các ngành thực phẩm, mỹ phẩm hoặc hóa chất, các nguyên vật liệu dạng bột (như bột mì, bột protein, phụ gia…) thường được mua theo bao lớn 50 kg. Sau khi mở bao, chỉ được dùng trong 30 ngày để đảm bảo chất lượng.

“Chi phí của phần NVL bị hủy sau khi mở bao sẽ được tính vào đâu? Phân bổ cho các lệnh sản xuất hay ghi nhận riêng như chi phí chung?”

🎯 Bản chất vấn đề & mục tiêu quản trị

Phần NVL bị hủy sau khi mở bao là hao hụt định mức sau mở – không do lỗi kỹ thuật mà do đặc tính bảo quản. Nếu không quản lý chặt, chi phí này dễ bị bỏ sót, làm sai lệch giá thành và lợi nhuận sản xuất.

1. Phản ánh đúng giá trị hao hụt NVL.
2. Phân bổ chi phí hợp lý giữa các lệnh sản xuất đã dùng NVL đó.
3. Dễ theo dõi, kiểm soát và báo cáo trong SAP B1.

⚙️ Thiết lập quản lý trong SAP Business One

Để kiểm soát NVL có hạn mở bao, doanh nghiệp nên thực hiện:

• Bước 1: Quản lý theo Batch – mỗi bao là một batch riêng.
• Bước 2: Thêm UDF U_OpenDate và U_OpenExpDate (30 ngày sau mở bao).
• Bước 3: Tạo cảnh báo tự động bằng Query Alert.

SELECT ItemCode, BatchNum, U_OpenExpDate
FROM OIBT
WHERE U_OpenExpDate < GETDATE();

💼 Khi NVL hết hạn mở – Xử lý kế toán thế nào?

Có 3 phương án xử lý chi phí hủy:

• Option A: Hạch toán riêng vào chi phí sản xuất chung.
• Option B: Phân bổ chi phí hủy cho các lệnh sản xuất.
• Option C: Kết hợp cả hai – vừa minh bạch, vừa phản ánh thực tế.

📊 So sánh các phương án và ví dụ minh họa

Bảng dưới đây giúp doanh nghiệp chọn cách hạch toán phù hợp:

🔧 Ứng dụng trong SAP Business One

• Theo dõi hạn mở bao: Batch Management + UDF.
• Cảnh báo quá hạn: Query Alert kiểm tra ngày hết hạn.
• Hạch toán hủy: Goods Issue vào TK 6215.
• Phân bổ chi phí: dùng Cost Accounting / Distribution Rules.

💡 Lợi ích & kinh nghiệm thực tế

• Kiểm soát hao hụt NVL chính xác hơn.
• Tăng độ tin cậy giá thành sản phẩm.
• Cải thiện định mức và lợi nhuận sản xuất.

“Chi phí hủy NVL là chỉ báo hiệu quả quy trình — khi kiểm soát được nó, doanh nghiệp đang kiểm soát chất lượng và năng lực sản xuất.”