SAP B1 Chart of Accounts – Chuẩn Việt Nam & Hướng dẫn thiết lập COA

“Trong SAP Business One, hệ thống tài khoản kế toán (Chart of Accounts – COA)
đóng vai trò như ‘xương sống’ của toàn bộ nghiệp vụ tài chính.
Với doanh nghiệp Việt Nam, việc xây dựng COA chuẩn theo VAS không chỉ giúp đáp ứng quy định kế toán,
mà còn đảm bảo số liệu minh bạch, dễ quản trị và liên kết mượt mà giữa các phân hệ.”

Trong bài trước,
chúng ta đã thiết lập các thông số nền tảng trong SAP B1 như
thông tin công ty, kỳ kế toán, đánh số chứng từ, phân quyền.
Bước tiếp theo là xây dựng Hệ thống tài khoản kế toán – Chart of Accounts (COA)
để đảm bảo mọi giao dịch tài chính được ghi nhận đúng chuẩn VAS.

📘 Khái niệm & Vai trò của Chart of Accounts (COA)

COA là danh mục toàn bộ tài khoản kế toán mà doanh nghiệp sử dụng để ghi nhận giao dịch.
Trong SAP B1, mỗi tài khoản có mã (G/L Account Code), tên (Account Name) và cấp độ phân cấp (Level 1–n).

• Phân loại theo Account Type: Assets, Liabilities, Equity, Revenues, Expenses.
• Hỗ trợ nhiều cấp độ (Header – Detail Account) để phản ánh cấu trúc kế toán chi tiết.

Ví dụ: Khi bán hàng, hệ thống tự động:
Nợ 131 – Accounts Receivable
Có 511 – Sales Revenue

💡 Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS)

• Thông tư 200/2014/TT-BTC: Áp dụng cho doanh nghiệp lớn.
• Thông tư 133/2016/TT-BTC: Áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa.
• Phân loại tài khoản:
  • Loại 1–2: Tài sản
  • Loại 3–4: Nợ phải trả, Vốn chủ sở hữu
  • Loại 5–9: Doanh thu, Chi phí, Xác định kết quả
  • Loại 0: Ngoài bảng

📌 Trong SAP B1, Level 1 mặc định là Assets, Liabilities, Equity, Revenues, Expenses.
Nếu muốn giữ ký hiệu “Loại 1–9” theo VAS, cần tùy chỉnh mã tài khoản thủ công.

🔍 Các khái niệm quan trọng trong SAP B1

Khái niệm	Giải thích	Ví dụ
G/L Account	Tài khoản kế toán tổng hợp	131 – Accounts Receivable
Control Account	Tài khoản công nợ liên kết BP	131 – AR Control
Header Account	Tài khoản cha, không hạch toán	111 – Cash
Detail Account	Tài khoản con, hạch toán trực tiếp	1111 – Cash in VND
Account Type	Loại tài khoản	511 – Revenue

⚙️ Cách thiết lập COA trong SAP Business One

Đường dẫn: Financials → Chart of Accounts

• Khi tạo database mới, chọn quốc gia Vietnam để có sẵn mẫu COA VAS.
• Nếu chọn sai, có thể Import qua Data Transfer Workbench (DTW) hoặc tạo thủ công.

1. Assets
   111. Cash
       1111. Cash in VND
       1112. Cash in USD
   112. Bank
       1121. Bank in VND
       1122. Bank in USD

🏦 Gán Control Account cho Business Partner

Đường dẫn: Business Partner Master Data → Tab Accounting

Mục tiêu: Tự động hạch toán công nợ khi phát sinh giao dịch.

• Khách hàng → 131 – Accounts Receivable
• Nhà cung cấp → 331 – Accounts Payable

📈 Liên kết COA với Báo cáo tài chính

• Dùng Financial Report Templates: Financials → Financial Reports → Financial → Templates
• Mapping tài khoản vào Balance Sheet & Profit and Loss Statement.
• Nếu muốn ra mẫu BCTC Việt Nam → chỉnh Template và G/L Determination.

⚠️ Lưu ý triển khai

Vấn đề	Lời khuyên
Thay đổi mã tài khoản	Không đổi khi đã có phát sinh
Tên tài khoản	Đặt rõ ràng, dễ hiểu
Ngoại tệ	Tách riêng tài khoản VND & ngoại tệ
Chuẩn thuế	Giữ mã theo VAS
Dự phòng mở rộng	Để trống mã cho tương lai

📘 Ví dụ COA chuẩn Việt Nam

1. ASSETS
   111. Cash
       1111. Cash in VND
       1112. Cash in USD
   112. Bank
       1121. Bank in VND
       1122. Bank in USD
2. LIABILITIES
   331. Accounts Payable
3. REVENUE
   511. Sales Revenue
4. EXPENSES
   641. Selling Expenses
   642. Admin Expenses

🧠 Kết luận & Bài tiếp theo

Hệ thống tài khoản kế toán trong SAP B1 không chỉ phục vụ hạch toán,
mà còn đảm bảo tuân thủ pháp lý và quản trị doanh nghiệp hiệu quả.

• Đáp ứng báo cáo thuế.
• Kiểm soát tài chính minh bạch.
• Liên kết mượt với các phân hệ khác.