Quy trình bán hàng SAP Business One trong Doanh nghiệp Việt Nam

Trong nhiều doanh nghiệp Việt Nam, bán hàng thường được hiểu rất đơn giản: báo giá – xuất hàng – thu tiền.
Cách làm này không sai, nhất là khi doanh nghiệp còn nhỏ. Nhưng khi quy mô lớn dần, khách nhiều hơn, giao hàng phức tạp hơn, công nợ kéo dài hơn, thì bán hàng  không còn là việc riêng của phòng Sales, mà ảnh hưởng trực tiếp tới kho, kế toán và dòng tiền.

Bài viết này chia sẻ lại quy trình bán hàng trong doanh nghiệp Việt Nam :
từ thực tế vận hành, rồi mới vào mapping từng bước với SAP Business One.

Quy trình bán hàng

Nhiều người chúng ta vẫn nghĩ quy trình bán hàng là mấy cái form trong phần mềm. Nhưng thực ra, phần mềm chỉ là nơi ghi lại, còn quy trình là cách các đơn vị trong doanh nghiệp phối hợp với nhau mỗi ngày.

Nói cho gọn, quy trình bán hàng giúp doanh nghiệp trả lời:
– Khách đang mua gì, mình đã hứa bán chưa?
– Hàng đã giao hay chưa?
– Và tiền đã về hay vẫn còn treo công nợ?
Nếu mấy câu này chưa rõ, thì dùng phần mềm nào cũng rối.

Bán hàng có hai chiều, nhưng đa số chỉ nhìn một chiều

Khi nói tới bán hàng, đa số doanh nghiệp chỉ nghĩ tới chiều thuận: từ lúc khách hỏi cho tới lúc tiền về.
Nhưng thực tế, bán hàng luôn tồn tại hai chiều song song.

1. Chiều thuận gồm báo giá, đơn hàng, giao hàng, hóa đơn, thu tiền.
2. Chiều nghịch gồm trả hàng, giảm giá, giao nhầm, hủy đơn.

Phần chiều nghịch này nếu làm qua loa, thì kho, doanh thu và công nợ sẽ lệch rất nhanh.

Quy trình bán hàng chiều thuận

Cho dễ hình dung, quy trình bán hàng chiều thuận thường đi theo thứ tự:
Báo giá → Đơn bán → Giao hàng → Hóa đơn → Thu tiền.
Không phải doanh nghiệp nào cũng cần đủ hết các bước, nhưng bỏ bước nào thì cũng nên biết mình đang bỏ kiểm soát ở đâu.

Báo giá – chốt cho rõ ngay từ đầu

Báo giá không chỉ là gửi cho khách một con số.  Nó giúp doanh nghiệp kiểm soát giá, tránh chuyện về sau kiểu “lúc đó đâu có nói giá vậy”.

Đơn bán – bước hay bị bỏ qua nhất

Đơn bán chưa làm giảm tồn kho ngay, nhưng nó trả lời câu hỏi rất quan trọng: doanh nghiệp đã cam kết bán cho khách này hay chưa.
Không có đơn bán, kho rất dễ bị động và bán chồng bán chéo.

Giao hàng – kho bắt đầu chịu trách nhiệm

Giao hàng là lúc hàng thật sự rời kho.
Thực tế Việt Nam, một đơn giao nhiều lần là chuyện rất bình thường, và SAP Business One xử lý được nếu làm đúng thứ tự.

Hóa đơn – lúc kế toán nhập cuộc

Hóa đơn là lúc doanh thu được ghi nhận và công nợ bắt đầu treo.
SAP không ép cách làm, quan trọng là doanh nghiệp chọn một cách và làm cho nhất quán.

Thu tiền – tiền về rồi mới thật sự xong

Thu tiền là lúc dòng tiền về.
Thu ở đâu thì cũng cần ghi nhận lại, nếu không thì báo cáo công nợ chỉ để tham khảo.

Một ví dụ rất quen: doanh nghiệp phân phối bán cho đại lý

Với doanh nghiệp phân phối, bán cho đại lý, công nợ 30 ngày, giao hàng chia nhiều đợt là chuyện rất thường gặp.
Trên SAP Business One, luồng hợp lý là:
báo giá → đơn bán → giao từng đợt → hóa đơn → theo dõi thu tiền.

Kết lại

SAP Business One không ép doanh nghiệp phải bán hàng theo khuôn.
Nó chỉ đưa ra một bộ khung rõ ràng.
Hiểu quy trình thì SAP chạy nhẹ, chưa rõ quy trình thì SAP chỉ làm lộ ra những chỗ đang rối sẵn.

Bán hàng làm cho rõ ngay từ đầu, thì kho – kế toán – báo cáo tự nhiên sẽ khớp về sau.