Kế toán giá thành trong SAP Business One – Quy trình tính giá thành tự động

“Kế toán giá thành không chỉ là phép tính khô khan, mà là chiếc la bàn giúp doanh nghiệp tìm đúng hướng sản xuất.
SAP Business One biến con số thành câu chuyện – minh bạch, tự động và dễ hiểu, để kế toán trở thành người dẫn đường cho mọi quyết định.”

 

Trong doanh nghiệp sản xuất, việc tính giá thành sản phẩm giống như soi lại từng mắt xích của dây chuyền.
Từ nguyên vật liệu, công lao động, máy móc cho đến chi phí gián tiếp – mọi yếu tố đều ảnh hưởng đến lợi nhuận cuối cùng.
Nếu không nắm được bức tranh này, doanh nghiệp có thể bán ra mà không biết… mình lãi hay lỗ.

SAP Business One (SAP B1) hỗ trợ kế toán theo dõi toàn bộ quá trình giá thành chỉ trong vài bước, với dữ liệu được tự động cập nhật và liên kết chặt chẽ.
Cụ thể gồm 3 phần chính:

• Khai báo BoM (Bill of Materials): định nghĩa vật tư và cấu phần sản phẩm.
• Quản lý chi phí nhân công và máy móc: thông qua Resource Master Data.
• Tập hợp & phân bổ chi phí tự động: qua lệnh sản xuất, giúp theo dõi chính xác từng sản phẩm.

Bài viết này minh hoạ quy trình tính giá thành trong SAP B1 qua ví dụ quen thuộc: bộ bàn ghế gỗ của một xưởng sản xuất nội thất.

---

1️⃣ Khai báo Resource (Nguồn lực: nhân công và máy móc)

Mỗi sản phẩm ra đời đều cần con người và máy móc.
SAP B1 cho phép bạn định nghĩa chi phí này thông qua Resource Master Data – giúp tính giá thành chính xác hơn và giảm sai lệch nhập tay.

Các bước:

1. Vào Production → Resources → Add.
2. Chọn loại Resource:
   • Labor (LBR01): chi phí nhân công – 150.000 VNĐ/giờ.
   • Machine (MC01): chi phí máy móc – 200.000 VNĐ/giờ.
3. Thiết lập đơn vị tính theo giờ (UoM = Hour).

---

2️⃣ Tạo BoM và gắn Resource

BoM (Bill of Materials) là bản công thức sản xuất. Nó cho biết một sản phẩm cần những gì: bao nhiêu gỗ, sơn, công lao động và giờ máy.

Ví dụ: tạo BoM cho mặt bàn (WIP-TABLETOP).

1. Vào Production → Bill of Materials → Add.
2. Chọn Parent Item: WIP-TABLETOP.
3. Trong tab Components: thêm gỗ, sơn, đinh với định mức và giá.
4. Trong tab Resource:
   • LBR01 – 3 giờ nhân công = 450.000 VNĐ.
   • MC01 – 1 giờ máy = 200.000 VNĐ.
5. Nhấn Add để lưu.

Tương tự, bạn có thể tạo BoM cho ghế (WIP-CHAIRLEG) và thành phẩm (FG-TABLESET).

---

3️⃣ Tạo Lệnh sản xuất (Production Order)

Lệnh sản xuất là “tín hiệu bắt đầu” cho xưởng. Khi tạo lệnh, SAP tự động gọi vật tư và resource từ BoM tương ứng.

1. Vào Production → Production Order → Add.
2. Parent Item: FG-TABLESET.
3. Planned Quantity: 5 bộ.
4. Status: đổi từ Planned → Released để bắt đầu.

---

4️⃣ Xuất NVL và Resource

Nếu bạn cấu hình backflush, SAP sẽ tự động xuất nguyên vật liệu khi nhập thành phẩm.
Nếu chưa cấu hình, thực hiện thủ công bằng cách:

• Vào Production → Issue for Production.
• Chọn lệnh sản xuất cần xuất.
• SAP tự động ghi nhận NVL và chi phí resource.

Hạch toán minh họa:

Nợ 1541 – WIP (NVL + Resource)
Có 1521 – Nguyên vật liệu
Có 6271 – Chi phí nhân công & máy móc

---

5️⃣ Nhập kho thành phẩm

Sau khi hoàn thành sản xuất, bạn nhập kho thành phẩm để kết thúc quy trình.

• Vào Production → Receipt from Production.
• Nhập số lượng hoàn thành.
• SAP tự động hạch toán giá thành thành phẩm.

---

6️⃣ Tổng hợp giá thành sản phẩm

Dưới đây là ví dụ chi tiết cho 1 bộ bàn ghế gỗ (FG-TABLESET):

• 1 mặt bàn (WIP-TABLETOP): 1.895.000 VNĐ
• 4 ghế (WIP-CHAIRLEG): 4 × 1.249.000 = 4.996.000 VNĐ
• 0,5 lít sơn PU (RM-PAINT): 75.000 VNĐ

Tổng giá thành 1 bộ: 6.966.000 VNĐ

---

7️⃣ Báo cáo và phân tích

• Item Cost Analysis: phân tích chi phí vật tư và nguồn lực.
• Resource Cost Report: thống kê giờ công, máy móc và chi phí chi tiết.
• Inventory Audit Report: kiểm tra tồn kho và giá trị sản phẩm.

---

🎯 Kết luận

Khi doanh nghiệp kết hợp Resource và BoM trong SAP B1, toàn bộ quy trình tính giá thành trở nên minh bạch và chính xác.
Kế toán không chỉ là người nhập số, mà là người kể lại câu chuyện chi phí của doanh nghiệp – rõ ràng, nhất quán, và có giá trị chiến lược.

“Trong các bài viết tiếp theo, Paul Digital Hub sẽ chia sẻ về kế toán giá thành nâng cao, phân tích lãi lỗ, và cách tối ưu module ERP cho doanh nghiệp sản xuất.”