Quản lý hạn sử dụng sau khi mở bao bì trong ERP và SAP B1

Một vài ngành sản xuất đặc thù, có những nguyên liệu khi còn nguyên bao có thể sử dụng trong sáu tháng. Nhưng chỉ cần mở bao bì, thời gian sử dụng còn lại đôi khi chỉ còn vài ngày hoặc một tháng.

Một thay đổi tưởng như rất nhỏ lại tạo ra một bài toán khá phức tạp cho kho, sản xuất, chất lượng và cả hệ thống ERP.

Một nguyên liệu nhưng có hai loại hạn sử dụng

Trong quản lý kho, mỗi nguyên liệu thường được theo dõi bằng ngày sản xuất, ngày nhập kho và ngày hết hạn do nhà sản xuất công bố. Khi doanh nghiệp sử dụng phương pháp quản lý theo batch hoặc lô hàng, ngày hết hạn này được lưu trên hệ thống để phục vụ truy xuất nguồn gốc, cảnh báo hàng sắp hết hạn và ưu tiên xuất kho theo nguyên tắc FEFO.

Tuy nhiên, trong một số ngành như thực phẩm, đồ uống, dược liệu, mỹ phẩm hoặc sản xuất hóa chất, một nguyên liệu có thể xuất hiện thêm một loại hạn sử dụng khác. Đó là hạn sử dụng sau khi mở bao bì.

Một bao bột, một thùng nguyên liệu, một can chất lỏng hoặc một hộp phụ gia khi còn nguyên niêm phong có thể bảo quản trong thời gian khá dài. Nhưng sau khi mở, nguyên liệu bắt đầu tiếp xúc với không khí, độ ẩm, nhiệt độ môi trường hoặc các yếu tố có thể ảnh hưởng đến chất lượng.

Lúc này, thời gian sử dụng còn lại không còn được tính theo ngày hết hạn ban đầu. Doanh nghiệp phải quản lý thêm một mốc thời gian mới, bắt đầu từ ngày bao bì được mở.

Một nguyên liệu có thể có hai chiếc đồng hồ đếm ngược. Một chiếc bắt đầu từ ngày sản xuất. Chiếc còn lại chỉ bắt đầu khi bao bì được mở.

Batch thông thường có giải quyết được bài toán?

Trong hệ thống ERP, ngày hết hạn của batch thường được xác định tại thời điểm nhập hàng hoặc tạo lô sản xuất. Thông tin này tương đối ổn định trong suốt vòng đời của batch.

Trong khi , hạn sử dụng sau khi mở lại phụ thuộc vào một sự kiện vận hành thực tế. Đó có thể là lần đầu tiên bao nguyên liệu được đưa xuống khu vực sản xuất, lần đầu tiên mở nắp can hoặc lần đầu tiên lấy một phần nguyên liệu ra sử dụng. Sự kiện này có thể xảy ra sau ngày nhập kho vài ngày, vài tuần hoặc vài tháng.

Nếu chỉ lưu ngày hết hạn ban đầu, làm sao hệ thống biết rằng một phần nguyên liệu trong batch đã bước sang một trạng thái bảo quản hoàn toàn khác.

Về dữ liệu, batch vẫn còn hạn. Nhưng về chất lượng thực tế, phần nguyên liệu đã mở có thể chỉ còn vài ngày để sử dụng. Đây là khoảng cách giữa việc quản lý thuộc tính cố định của hàng hóa và việc quản lý trạng thái phát sinh trong quá trình vận hành.

Bài toán không chỉ nằm ở phần mềm

Khi gặp yêu cầu này, câu hỏi đầu tiên của nhiều doanh nghiệp thường là: “SAP Business One có quản lý được hạn sử dụng sau khi mở bao bì hay không?”

Một câu hỏi hợp lý, nhưng chưa phải câu hỏi đầu tiên cần được trả lời. Doanh nghiệp cần xác định rõ cách nghiệp vụ đang diễn ra trong thực tế.

• Thao tác nào được xem là thời điểm mở bao?
• Ai là người chịu trách nhiệm xác nhận ngày mở?
• Một bao nguyên liệu có thể được sử dụng cho bao nhiêu lệnh sản xuất?
• Phần nguyên liệu còn lại sau khi sản xuất được trả về kho hay giữ tại khu vực sản xuất?
• Mỗi bao vật lý có được nhận diện riêng hay chỉ quản lý tổng số lượng theo batch?
• Khi quá hạn sau mở, hệ thống cần cảnh báo hay chặn hoàn toàn?
• Nguyên liệu đã mở có được ưu tiên sử dụng trước nguyên liệu còn nguyên bao hay không?

Nếu những câu hỏi này chưa được thống nhất, việc phát triển thêm chức năng có thể chỉ chuyển sự mơ hồ của quy trình vào trong hệ thống. Phần mềm khi đó có thể chạy đúng theo thiết kế, nhưng thiết kế lại không phản ánh đúng cách doanh nghiệp đang vận hành.

Sự kiện “mở bao” cần được quản lý như thế nào?

Điểm cốt lõi nằm ở việc xác định và ghi nhận sự kiện mở bao bì.

Với một số doanh nghiệp, thời điểm mở bao được xem là lúc kho xuất nguyên liệu cho sản xuất. Nhưng trong thực tế, xuất kho chưa chắc đồng nghĩa với mở bao. Nguyên liệu có thể được xuất xuống khu vực sản xuất nhưng vẫn còn nguyên niêm phong. Nó cũng có thể được mở một phần, sử dụng một phần rồi tiếp tục bảo quản cho những lần sản xuất sau.

Vì vậy, nếu tự động lấy ngày xuất kho làm ngày mở bao, dữ liệu có thể không phản ánh chính xác thực tế. Ngược lại, nếu yêu cầu người dùng nhập ngày mở bằng tay, doanh nghiệp lại phải đối mặt với rủi ro quên nhập, nhập sai hoặc nhập không đồng nhất. Không có một cách xử lý duy nhất phù hợp cho mọi doanh nghiệp.

Giải pháp cần phụ thuộc vào quy mô vận hành, mức độ rủi ro, tần suất mở bao và khả năng kiểm soát của người dùng tại hiện trường.

Giải pháp thứ nhất: Quản lý thủ công nhưng có kiểm soát

Cách đơn giản nhất là sử dụng quy trình thủ công kết hợp với nhãn nhận diện ngoài thực tế. Khi một bao nguyên liệu được mở, nhân viên kho hoặc sản xuất ghi nhận:

• Ngày và giờ mở bao
• Người thực hiện
• Ngày phải sử dụng hết
• Mã batch hoặc mã lô
• Số lượng còn lại
• Khu vực đang lưu giữ

Thông tin này được in hoặc viết trên nhãn dán trực tiếp lên bao bì. Danh sách nguyên liệu đã mở có thể được theo dõi bằng biểu mẫu, file dùng chung hoặc báo cáo nội bộ. Giải pháp này phù hợp khi số lượng nguyên liệu cần quản lý không quá nhiều, số lần mở bao mỗi ngày thấp và đội ngũ vận hành ổn định.

Ưu điểm lớn nhất là triển khai nhanh, dễ hiểu và gần như không phát sinh chi phí phát triển hệ thống.

Tuy nhiên, điểm yếu cũng khá rõ. Dữ liệu phụ thuộc nhiều vào con người. Nếu người vận hành quên dán nhãn, quên cập nhật hoặc phần nguyên liệu được di chuyển sang khu vực khác, khả năng kiểm soát sẽ giảm đáng kể.

Giải pháp thứ hai: Tách phần nguyên liệu đã mở thành batch mới

Một hướng tiếp cận khác là xem phần nguyên liệu đã mở như một trạng thái tồn kho mới.

Khi mở bao, doanh nghiệp tạo một batch mới hoặc thực hiện giao dịch chuyển đổi để tách phần nguyên liệu đã mở khỏi phần nguyên liệu còn nguyên niêm phong.

Batch mới có thể lưu:

• Batch gốc
• Ngày mở bao
• Ngày hết hạn nội bộ
• Số lượng còn lại
• Người mở bao
• Trạng thái chất lượng

Cách làm này tận dụng được chức năng quản lý batch sẵn có của hệ thống ERP. Nguyên liệu đã mở được tách rõ khỏi nguyên liệu chưa mở. Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng ngày hết hạn mới để cảnh báo, ưu tiên xuất kho và truy xuất nguồn gốc.

Tuy nhiên, việc tạo thêm batch đồng nghĩa với việc phát sinh thêm giao dịch và thao tác. Nếu mỗi ngày có hàng trăm bao nguyên liệu được mở, số lượng batch và chứng từ phát sinh có thể trở nên rất lớn. Một giải pháp đúng về mặt hệ thống nhưng làm quy trình vận hành quá nặng thì chưa chắc đã là giải pháp phù hợp.

Giải pháp thứ ba: Bổ sung UDF, query và cảnh báo

Với SAP Business One, doanh nghiệp có thể sử dụng các trường dữ liệu bổ sung để ghi nhận thông tin liên quan đến nguyên liệu sau khi mở bao. Một số trường có thể được bổ sung gồm:

• Ngày mở bao
• Thời hạn sử dụng sau khi mở
• Ngày phải sử dụng hết
• Người xác nhận mở bao
• Vị trí lưu giữ
• Số lượng còn lại
• Trạng thái sử dụng

Từ dữ liệu này, doanh nghiệp có thể xây dựng query hoặc báo cáo để theo dõi nguyên liệu đã mở, nguyên liệu sắp hết hạn và nguyên liệu đã quá hạn nội bộ. Hệ thống cũng có thể gửi cảnh báo cho kho, sản xuất hoặc QA khi một nguyên liệu sắp đến ngày phải sử dụng hết.

Đây là giải pháp nằm giữa quản lý thủ công và phát triển addon hoàn chỉnh.

Nó không tự động hóa được toàn bộ quy trình, nhưng có thể tăng đáng kể khả năng kiểm soát mà không làm chi phí triển khai và bảo trì tăng quá cao. Tuy vậy, cần lưu ý rằng UDF chỉ tạo ra nơi lưu dữ liệu. Nếu không xác định rõ ai nhập, nhập lúc nào và dữ liệu được kiểm tra ra sao, những trường bổ sung đó rất dễ trở thành các ô trống trên màn hình.

Giải pháp thứ tư: Phát triển addon tự động

Khi nhu cầu đủ lớn, doanh nghiệp có thể phát triển addon để tự động hóa việc quản lý hạn sử dụng sau khi mở bao bì.

Addon có thể thực hiện nhiều chức năng:

• Ghi nhận sự kiện mở bao
• Tự động tính ngày hết hạn sau khi mở
• Quản lý số lượng còn lại của từng bao
• Ưu tiên nguyên liệu đã mở khi cấp phát
• Cảnh báo nguyên liệu sắp hết hạn
• Chặn sử dụng nguyên liệu đã quá hạn
• Liên kết với Production Order
• Truy xuất nguyên liệu đã sử dụng cho từng thành phẩm
• In nhãn ngày mở và ngày phải sử dụng hết

Về mặt chức năng, đây là giải pháp đầy đủ nhất. Nhưng nó cũng kéo theo nhiều vấn đề khác. Doanh nghiệp phải đầu tư chi phí phân tích, phát triển, kiểm thử, đào tạo và bảo trì.

Khi quy trình thay đổi, addon cũng phải thay đổi. Khi SAP Business One nâng cấp phiên bản, phần tùy biến phải được đánh giá lại về khả năng tương thích. Nếu đơn vị phát triển không còn đồng hành, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc duy trì giải pháp về sau.

Không phải tự động hóa càng nhiều thì càng tốt

Doanh nghiệp thường có xu hướng muốn hệ thống xử lý tự động càng nhiều càng tốt. Đây là một nhu cầu dễ hiểu.

Tự động hóa giúp giảm thao tác, giảm phụ thuộc vào người dùng và hạn chế sai sót. Nhưng tự động hóa cũng chỉ tạo ra giá trị khi quy trình đã đủ rõ và đủ ổn định.

Nếu doanh nghiệp chưa thống nhất thời điểm nào được xem là mở bao, ai chịu trách nhiệm ghi nhận hoặc phần nguyên liệu còn lại được xử lý ra sao, việc viết addon quá sớm có thể làm quy trình trở nên cứng nhắc.

Doanh nghiệp lúc đó không chỉ phải thay đổi quy trình, mà còn phải sửa lại phần mềm mỗi khi quy định vận hành thay đổi.

Giải pháp tốt không nhất thiết là giải pháp tự động nhất. Đó là giải pháp doanh nghiệp có thể vận hành đúng, kiểm soát được và duy trì lâu dài.

Một workaround thực tế có thể bắt đầu như thế nào?

Với những doanh nghiệp chưa muốn đầu tư addon, có thể bắt đầu bằng một quy trình kết hợp giữa SAP Business One và kiểm soát vật lý tại kho.

Một quy trình tham khảo có thể gồm các bước sau:

1. Nguyên liệu nhập kho được quản lý theo batch và ngày hết hạn của nhà sản xuất.
2. Khi bao bì được mở lần đầu, người vận hành dán nhãn ngày mở và ngày phải sử dụng hết.
3. Ngày mở được cập nhật vào trường bổ sung hoặc biểu mẫu kiểm soát.
4. Nguyên liệu đã mở được bố trí ở khu vực riêng hoặc có dấu hiệu nhận diện rõ ràng.
5. Phần nguyên liệu còn lại được cân, ghi nhận và kiểm tra sau mỗi lần sử dụng.
6. Báo cáo nguyên liệu sắp hết hạn được gửi hằng ngày cho kho, kế hoạch, sản xuất và QA.
7. Khi cấp phát, nguyên liệu đã mở được ưu tiên sử dụng trước nếu vẫn đáp ứng điều kiện chất lượng.
8. Nguyên liệu quá hạn nội bộ được khóa, cách ly hoặc xử lý theo quy định chất lượng.
9. Dùng Good Issue và Good Receipt (lưu vết và giữ nguyên giá trị) để điều chỉnh theo batch con, ngày hết hạn tương ứng

Điểm quan trọng là dữ liệu trên hệ thống phải gắn với cách nhận diện nguyên liệu ngoài thực tế. Nếu hệ thống báo một batch cần sử dụng trước nhưng nhân viên không thể xác định đúng bao nguyên liệu trong kho, dữ liệu đó vẫn chưa tạo ra giá trị vận hành.

FEFO thôi vẫn chưa đủ

Trong quản lý kho có hạn sử dụng, doanh nghiệp thường áp dụng nguyên tắc FEFO – hàng hết hạn trước được ưu tiên xuất trước. Tuy nhiên, với nguyên liệu đã mở bao, thứ tự ưu tiên không chỉ phụ thuộc vào ngày hết hạn của batch gốc.

Một batch nhập sau nhưng đã mở bao có thể cần được sử dụng trước một batch cũ hơn nhưng vẫn còn nguyên niêm phong. Điều này làm xuất hiện hai lớp ưu tiên:

• Ưu tiên theo ngày hết hạn của nhà sản xuất
• Ưu tiên theo ngày hết hạn sau khi mở bao

Nếu hệ thống chỉ dựa vào expiry date ban đầu, danh sách đề xuất xuất kho có thể không phù hợp với thực tế chất lượng. Doanh nghiệp cần xác định ngày nào là ngày kiểm soát thực tế đối với từng trạng thái của nguyên liệu.

Quản lý từng batch hay từng bao vật lý?

Một điểm quan trọng khác là mức độ chi tiết cần quản lý. Một batch có thể bao gồm nhiều bao nguyên liệu khác nhau. Nếu chỉ một bao trong batch được mở, những bao còn lại vẫn giữ nguyên thời hạn sử dụng ban đầu.

Trong trường hợp này, quản lý hạn sau mở ở cấp batch có thể không đủ chính xác. Doanh nghiệp có thể phải quản lý đến từng bao vật lý, từng thùng hoặc từng đơn vị chứa.

Đây là lúc cần xem xét các phương án như:

• Tạo sub-batch
• Đánh số định danh cho từng bao
• In barcode hoặc QR code
• Quản lý container hoặc handling unit
• Sử dụng cân điện tử kết nối hệ thống

Tuy nhiên, mức độ chi tiết càng cao thì khối lượng dữ liệu và thao tác càng lớn. Doanh nghiệp cần cân đối giữa yêu cầu truy xuất, rủi ro chất lượng và khả năng vận hành thực tế.

Khi nào doanh nghiệp thật sự nên viết addon?

Không phải nhu cầu đặc thù nào cũng cần được tự động hóa bằng một dự án phát triển riêng.

Doanh nghiệp nên cân nhắc addon khi hội đủ một số điều kiện:

• Số lượng nguyên liệu cần quản lý rất lớn
• Số lần mở bao mỗi ngày cao
• Việc nhập liệu thủ công tạo ra khối lượng công việc đáng kể
• Sai sót có thể gây thiệt hại tài chính lớn
• Nguyên liệu ảnh hưởng trực tiếp đến an toàn hoặc chất lượng sản phẩm
• Doanh nghiệp có yêu cầu truy xuất chặt chẽ
• Quy trình đã ổn định và được các bộ phận thống nhất
• Doanh nghiệp có nguồn lực duy trì addon lâu dài

Nếu tần suất giao dịch thấp, rủi ro có thể kiểm soát bằng quy trình và dữ liệu không quá phức tạp, một giải pháp nhẹ hơn có thể phù hợp hơn. Mục tiêu không phải là tránh tùy biến bằng mọi giá mà là chỉ tùy biến khi lợi ích mang lại đủ lớn so với chi phí xây dựng và duy trì.

Góc nhìn tư vấn: Giảm rủi ro giải pháp và chi phí vận hành

Người tư vấn ERP thường đứng giữa hai lựa chọn: đáp ứng đầy đủ yêu cầu bằng tùy biến, hoặc là cố gắng giữ hệ thống gần với chức năng chuẩn nhất có thể.

Tùy biến không phải lúc nào cũng xấu. Có những nghiệp vụ đặc thù tạo ra lợi thế cạnh tranh hoặc liên quan trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Khi đó, phát triển thêm chức năng là cần thiết. Nhưng mỗi chức năng viết thêm cũng tạo ra một phần chi phí sở hữu mà doanh nghiệp phải mang theo trong nhiều năm.

• Chi phí phát triển
• Chi phí kiểm thử
• Chi phí đào tạo
• Chi phí sửa lỗi
• Chi phí nâng cấp
• Chi phí tích hợp
• Rủi ro phụ thuộc vào nhà cung cấp

Vì vậy, ngoài việc là trả lời hệ thống có làm được hay không, người tư vấn cần đánh giá thêm mức độ cần thiết, rủi ro vận hành, khả năng duy trì và tổng chi phí sở hữu của giải pháp. Có những trường hợp một quy trình đơn giản, một nhãn dán rõ ràng và một báo cáo cảnh báo hằng ngày lại hiệu quả hơn một addon phức tạp.

ERP phải đi cùng quy trình và kiểm soát chất lượng

Quản lý hạn sử dụng sau khi mở bao bì không phải là trách nhiệm riêng của kho hoặc bộ phận IT. Nó liên quan đến nhiều bộ phận:

• Kho chịu trách nhiệm nhận diện và bảo quản
• Sản xuất chịu trách nhiệm ghi nhận thời điểm sử dụng
• QA hoặc QC xác định thời hạn và điều kiện chất lượng
• Kế hoạch sản xuất ưu tiên sử dụng nguyên liệu phù hợp
• IT hoặc đội ERP hỗ trợ dữ liệu và cảnh báo
• Quản lý chịu trách nhiệm phê duyệt quy trình

Nếu chỉ xây dựng chức năng nhưng không có quy trình phối hợp giữa các bộ phận, hệ thống sẽ khó vận hành ổn định. Ngược lại, một quy trình rõ ràng nhưng không có dữ liệu và cảnh báo phù hợp cũng dễ phụ thuộc quá nhiều vào trí nhớ của người dùng. Giải pháp hiệu quả thường là sự kết hợp giữa quy trình, con người, nhận diện vật lý và hệ thống dữ liệu.

Từ một bài toán nhỏ đến năng lực truy xuất toàn diện

Khi được tổ chức tốt, dữ liệu về ngày mở bao không chỉ giúp kiểm soát hạn sử dụng. Doanh nghiệp còn có thể sử dụng dữ liệu này để phân tích sâu hơn:

• Nguyên liệu nào thường xuyên không sử dụng hết sau khi mở?
• Bộ phận nào phát sinh tỷ lệ hủy cao?
• Quy cách đóng gói của nhà cung cấp có phù hợp hay không?
• Định mức cấp phát có đang quá lớn?
• Kế hoạch sản xuất có làm nguyên liệu bị mở quá sớm?
• Có nên mua quy cách bao nhỏ hơn?
• Có thể tối ưu thứ tự sản xuất để sử dụng hết nguyên liệu đã mở hay không?

Lúc này, dữ liệu ngoài phục vụ kiểm soát chất lượng, nó còn hỗ trợ giảm hao hụt, tối ưu kế hoạch sản xuất, đánh giá nhà cung cấp và cải thiện chi phí nguyên vật liệu.

Một bài toán ban đầu tưởng như chỉ liên quan đến ngày hết hạn có thể mở ra nhiều góc nhìn quản trị khác.

Kết

Quản lý hạn sử dụng sau khi mở bao bì là một bài toán nhỏ về hình thức nhưng khá phức tạp khi đi vào vận hành.

Nó nằm ở giao điểm giữa:

• Quản lý kho
• Sản xuất
• Kiểm soát chất lượng
• Truy xuất nguồn gốc
• ERP và dữ liệu
• Chi phí vận hành

Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng quy trình thủ công, tận dụng batch, bổ sung UDF và cảnh báo, sau đó mới cân nhắc addon khi nhu cầu đủ lớn.

Điều quan trọng nhất không phải là hệ thống có bao nhiêu chức năng mà là doanh nghiệp đã xác định rõ sự kiện mở bao, trách nhiệm cập nhật, cách nhận diện phần nguyên liệu còn lại và nguyên tắc ưu tiên sử dụng hay chưa.

Khi nghiệp vụ đã rõ, việc lựa chọn công nghệ sẽ đơn giản hơn.

Và khi công nghệ được lựa chọn đúng mức, ERP không chỉ giúp ghi nhận nguyên liệu đã mở.

ERP sẽ trở thành công cụ giúp doanh nghiệp kiểm soát chất lượng, giảm hao hụt và vận hành ổn định hơn.